会議の目的を明確にすることで生産性を最大化！成果につながる会議設計の方法

2025-02-26 2025-06-08

代表

会議の目的を明確にすることで生産性を最大化！
～成果につながる会議設計の方法～

１．序論：なぜ会議の目的を明確にすることが重要なのか？
　〇会議の目的が曖昧だと何が起こるのか？
　〇目的に沿った会議と、そうでない会議の違い
　〇効果的な会議は組織全体の生産性を高める

２．会議の目的別分類とその役割
　〇A. 報告：情報を共有し、次の行動を整える
　〇B. 情報収集：意思決定の基盤を作る
　〇C. 承認：決定プロセスをスムーズにする
　〇D. 方針検討：最適な選択肢を見極める
　〇E. 課題解決・アイデア出し：新しい解決策を生む

３．会議の目的が不明確な場合に起こる典型的な問題
　〇目的がないまま始まる会議が生産性を下げる理由
　〇形骸化した会議がもたらす組織への影響
　〇改善策：「この会議の目的は何か？」を意識する習慣をつける

４．成功企業の事例から学ぶ「目的が明確な会議」の作り方
　〇GoogleやNetflixが実践する意思決定のための会議
　〇トヨタの「方針検討会議」に学ぶ、実行力を高める工夫
　〇スタートアップ企業のスピード感を支える会議設計の特徴

５．まとめ：組織の生産性を向上させる会議の設計
　〇会議の目的を明確にすることで得られる効果
　〇自社の会議は目的が明確になっているか？見直すべきポイント
　〇aundが提供する「会議設計支援」のサービス紹介

１．序論：なぜ会議の目的を明確にすることが重要なのか？

1-1. 会議の目的が曖昧だと何が起こるのか？

「この会議、結局何のためにやっているのだろう？」
会議に参加しながら、そんな疑問を感じたことはありませんか？

多くの企業では、日常的に会議が行われていますが、その目的が曖昧なまま開催されるケースが少なくありません。ある調査では、日本のビジネスパーソンの約70%が「会議の目的が不明確なまま時間を浪費している」と感じているというデータもあります。これは、組織の生産性を著しく低下させる要因の一つです。

目的が不明確な会議にありがちな問題点

参加者の意識がバラバラになり、議論がまとまらない
何も決まらず、結局「持ち帰り」という形で終了する
同じ内容を繰り返し議論し、無駄な時間が増える
「報告会」のようになり、対話や議論が生まれない

特に、経営層や管理職の時間は限られています。その中で無駄な会議が増えれば、意思決定のスピードが落ち、結果として組織の成長を阻害することにもつながります。
では、逆に目的が明確な会議とはどのようなものでしょうか？

1-2. 目的に沿った会議と、そうでない会議の違い

会議の本質は、「組織の意思決定や情報共有をスムーズに行い、目標達成を加速させること」にあります。そのため、目的が明確な会議は以下のような特徴を持っています。

✅ 目的が事前に共有されている
✅ 議題ごとに求める結論が明確になっている
✅ 参加者が必要な情報を準備し、効率的に議論が進む
✅ 議論をファシリテートする役割が決まっている
✅ 会議後に具体的なアクションにつながる

一方、目的が不明確な会議の特徴は？

❌ 目的が明確でないため、何を決めるべきか分からない
❌ アジェンダが漠然としており、論点が散漫になる
❌ 参加者が「なんとなく」集まり、議論に主体性がない
❌ 結論が出ず、次回へ先送りされることが多い

例えば、シリコンバーレーのような先端企業では、会議の生産性を高めるために「会議の目的を明確にするルール」を徹底しています。
生産性の高い企業では、会議の招集時に必ず目的を設定し、必要のない人は参加しない方針をとっています。
ある企業では、CEOが「スライドのプレゼンは禁止し、会議前に文章で議論のポイントを共有する」という文化を根付かせています。これにより、会議が単なる情報共有の場ではなく、意思決定や議論の場として機能するようになっています。

1-3. 効果的な会議は組織全体の生産性を高める

では、効果的な会議を行うことで、企業にはどのようなメリットがあるのでしょうか？

1️⃣ 迅速な意思決定が可能になる
目的を持った会議では、議論が効率的に進み、意思決定のスピードが向上します。特に変化の激しい市場環境においては、競争力を高める重要な要素になります。

2️⃣ 社員のエンゲージメントが向上する
「会議が生産的である」と感じる社員は、組織の方向性に対する理解が深まり、主体的に業務に取り組むようになります。無駄な会議が多いと、社員のモチベーションが低下する要因にもなりかねません。

3️⃣ 業務の優先順位が明確になる
目的に沿った会議では、具体的なアクションプランが明確になります。その結果、メンバーは何に集中すべきかが分かり、効率的に業務を進めることができます。

4️⃣ 組織全体のコミュニケーションが円滑になる
適切な会議設計を行うことで、部門間の情報共有がスムーズになり、組織全体の連携が強化されます。これにより、意思決定の質が向上し、組織の一体感が生まれます。

会議を効果的に運営するためには、その目的に応じた適切な設計が必要です。次章では、「報告」「情報収集」「承認」「方針検討」「課題解決」といった目的別の会議の役割について詳しく解説します。
あなたの会社の会議は、これらの目的に沿って適切に設計されているでしょうか？

参考記事：「無駄な会議を価値ある時間へ！企業変革を促す「会議の力」とは？」

2. 会議の目的別分類とその役割

会議を効果的に活用するためには、目的を明確にすることが不可欠です。「この会議では何を決めるのか？」「何を持ち帰るのか？」が明確になっていなければ、議論は迷走し、結論の出ないまま時間だけが消費されてしまいます。
本章では、「報告」「情報収集」「承認」「方針検討」「課題解決・アイデア出し」の5つの目的別に、それぞれの特徴と効果的な進め方を解説します。
あなたの会社の会議は、これらの目的に沿ったものになっていますか？それとも、曖昧なまま進行していませんか？

本記事は、『世界で一番やさしい会議の教科書』を参考にさせていただきました。会議を効率的かつ効果的に進めるための基本から実践的なノウハウまでを、やさしく丁寧に解説した一冊です。著者の榊巻亮氏は、ビジネスシーンで多くの会議に携わってきた経験をもとに、目的別の進め方や質問の仕方、意見の引き出し方など、具体的なステップを豊富な事例とともに紹介しています。

図表やフローチャートを用いて会議の流れをわかりやすく示しているため、初心者から経験豊富なファシリテーターまで、誰でもすぐに実践に移せるのが特徴です。情報共有のための報告会議、意思決定を目指す検討会議、アイデアを引き出すブレスト会議など、目的に合わせた最適なプロセスが示されているので、読んだその日から会議の質を劇的に向上させることができます。

「会議がなかなか進まない」「結論が曖昧なまま終わってしまう」という悩みを抱える方にとって、解決策のヒントが満載の一冊です。明日からの会議をよりスムーズに、そして有意義な場へと変えたいと考えている方にぜひおすすめです。

会議の目的別プロセスチャート　出所:｛世界で一番やさしい会議の教科書　著：榊巻亮」より

2-1. A. 報告：情報を共有し、次の行動を整える

「現場で起きていることを把握し、次のアクションにつなげたい」
そんな目的で行われるのが報告型の会議です。

この会議の主な目的は、関係者全員が同じ情報を共有し、組織全体の動きを整えることにあります。プロジェクトの進捗報告や業務の現状把握、重要な経営判断の共有などが該当します。

✅ 報告会議の特徴

事実や数値データをベースにした情報共有が中心
参加者は「知る」ことが主目的
基本的に意思決定は行わず、次の行動指針を整える

ありがちな課題

ただの「情報伝達の場」になりがちで、議論が生まれない
一方的なプレゼン形式が多く、参加者の関与が薄れる
資料を読むだけの時間になり、メールで済ませるべき内容も含まれる

改善のポイント

事前にアジェンダを配布し、会議では「議論すべきポイント」に焦点を当てる
一方的な報告を避け、参加者からのフィードバックや質問を促す
「報告＋次のアクション」の形にして、具体的な行動につなげる

2-2. B. 情報収集：意思決定の基盤を作る

「戦略的な意思決定をするために、必要な情報を集めたい」
これが情報収集型の会議の目的です。

経営層が次の方針を決めるために市場データを収集する、プロジェクトチームが技術的な知見を集める、部門間でお互いの業務内容を理解する、こうしたシーンで情報収集会議が行われます。

✅ 情報収集会議の特徴

参加者が持つ知識やデータを集約し、意思決定の材料を作る
まだ結論を出す段階ではなく、情報を整理することが目的
外部の専門家や他部署の関係者を招いて議論するケースもある

ありがちな課題

必要な情報が事前に整理されていないため、会議内で迷走する
参加者の発言が偏り、重要な意見が拾われない
目的がぼやけると、情報が収集されても活用されない

改善のポイント

「何のために情報を集めるのか」を明確にし、収集すべき情報の範囲を設定する
会議前に質問リストを作成し、参加者が準備できるようにする
議論の進行役（ファシリテーター）を決め、必要な情報を的確に引き出す

2-3. C. 承認：決定プロセスをスムーズにする

「計画を正式に承認し、次のステップへ進めたい」
こうした目的で開かれるのが承認会議です。

プロジェクトの開始決定、予算承認、新しい施策の採用など、組織内で何かを進める際には、関係者の合意が必要になります。このプロセスをスムーズにするために設けられるのが承認会議です。

✅ 承認会議の特徴

意思決定を行い、計画を前に進める
参加者全員が納得するプロセスが求められる
合意形成のために、明確なエビデンスや説明が必要

ありがちな課題

議論が紛糾し、決定が持ち越しになる
反対意見が出たときに、対応策が準備されていない
説明不足で、関係者の納得感が得られない

改善のポイント

決定すべき項目を明確にし、議論が脱線しないようにする
意思決定のプロセス（承認フロー）を整理し、関係者が理解している状態を作る
代替案やリスク管理策を準備し、スムーズな承認を促す

2-4. D. 方針検討：最適な選択肢を見極める

「この課題に対して、どの選択肢が最適なのかを議論したい」
こうしたケースで開かれるのが方針検討会議です。

✅ 方針検討会議の特徴

選択肢を比較し、最も適切な方針を決定する
参加者の視点を統合し、多角的な検討を行う
長期的な影響を考慮し、慎重な議論が求められる

ありがちな課題

参加者の意見がまとまらず、結論が出ない
データ不足や検討基準の曖昧さから、決定に至らない
過去の慣習や「前例踏襲」にとらわれ、新しい選択肢が生まれにくい

改善のポイント

意思決定の基準（評価軸）を事前に設定し、議論の方向性を整える
複数のシナリオを用意し、比較検討しやすい形にする
異なる立場の人が意見を出しやすい環境を作る（ファシリテーションの工夫）

2-5. E. 課題解決・アイデア出し：新しい解決策を生む

「この課題をどう解決する？」「新しいアイデアを生み出したい！」
こうしたケースで開かれるのが、課題解決やアイデア創出の会議です。

✅ 課題解決・アイデア出し会議の特徴

クリエイティブな発想を促し、新たな解決策を生む
既存のやり方にとらわれず、自由な議論が求められる
チームの多様な視点を活かし、革新的なアイデアを発掘する

改善のポイント

ブレインストーミングやKJ法など、創造的な手法を取り入れる
批判を避け、多様なアイデアを受け入れる雰囲気を作る
最終的に具体的なアクションプランにつなげる

次章では、「目的に沿った会議設計が、実際の企業の生産性にどのような影響を与えるのか？」について、具体的な事例を交えて解説します。

3. 会議の目的が不明確な場合に起こる典型的な問題

会議が終わった後、「結局、何を決めたんだっけ？」「この会議、必要だった？」と感じたことはありませんか？
これは、多くの企業が抱える共通の課題であり、会議の目的が不明確なまま進められることで生産性が低下し、組織全体に悪影響を及ぼします。
本章では、目的のない会議が生産性を下げる理由、形骸化した会議が組織にもたらす悪影響、そしてその改善策について詳しく解説します。

3-1. 目的がないまま始まる会議が生産性を下げる理由

あなたの会社では、「とりあえず集まろう」という曖昧な理由で会議が設定されることはありませんか？
明確な目的がないまま会議が開かれると、以下のような問題が発生します。

✅ 目的のない会議の問題点

結論が出ないまま、ただ話すだけで終わる
アジェンダがないため、議論があちこちに飛んでしまう
本当に必要な人が参加していない or 不要な人が時間を奪われる
会議の後、「何をすべきか」が明確にならず、次につながらない

特に、日本企業では「とりあえず関係者全員を招待しておこう」「一度集まって話せば何とかなる」という意識が根強い傾向にあります。
しかし、実際には会議を開くことで「誰の時間をどれだけ使うのか？」を考えなければなりません。
例えば、10人の社員が1時間の会議を行うと、それだけで10時間分の生産時間が消費されるのです。

目的のない会議が増えれば増えるほど、生産的な仕事に充てるべき時間が奪われ、組織全体のパフォーマンスが低下してしまいます。

【改善策】

「この会議は何を決めるためのものか？」を主催者が明確にする
会議の招集前に、アジェンダを事前に設定し、必要な参加者を限定する
「結論を出す」「情報を共有する」「議論する」など、会議の種類を決める
会議の最後に「決定事項・アクションアイテム」を明確にする

3-2. 形骸化した会議がもたらす組織への影響

「毎週やっている定例会議、なんとなく習慣になっていませんか？」
多くの企業で、過去から続く会議が形骸化し、本来の目的を失っているケースが散見されます。

✅ 形骸化した会議の典型的な特徴

毎週決まった時間に開催されるが、特に新しい決定事項がない
話し合うべき議題がなく、無理に話を引き伸ばして時間を埋めている
参加者が受け身になり、ただ聞いているだけになっている
会議をすること自体が目的化してしまっている

このような状態が続くと、会議に対する意識が薄れ、「とりあえず出席するだけの場」になってしまいます。
結果として、組織全体に以下のような悪影響を与える可能性があります。

✅ 形骸化した会議の組織への悪影響

会議へのモチベーションが下がり、発言が減る
参加者が積極的に関与しなくなり、ただの情報伝達の場になる
会議の時間が無駄になり、業務の遅延やパフォーマンスの低下を招く
本当に必要な議論の場が機能しなくなる

例えば、ある大手企業では「毎週1時間の定例会議」がルール化されていましたが、実際には30分で済む内容を無理に1時間引き伸ばしていたことが判明しました。
そこで、会議の時間を30分に短縮し、「議題がない場合は会議を開催しない」というルールを徹底したところ、年間で数百時間の生産時間を削減できたそうです。

【改善策】

「この会議はまだ必要か？」を定期的に見直す
目的が曖昧な会議は、思い切って廃止する or 別の形式に切り替える（チャットやレポートでの共有など）
会議の時間を短縮し、無駄な時間を削減する
定例会議でも、毎回「アジェンダを設定する」ルールを導入する

3-3. 改善策：「この会議の目的は何か？」を意識する習慣をつける

ここまで読んで、「確かに、うちの会社の会議も無駄が多いかもしれない…」と感じた方も多いのではないでしょうか？
では、具体的にどのようにすれば、会議を改善できるのでしょうか？

✅ 会議の目的を意識するためのポイント

会議を始める前に「何のための会議か？」を明確にする
事前にアジェンダを共有し、参加者が準備できる状態を作る
時間を有効活用するため、会議のゴールを設定する
結論が出ない会議は「どこまで決めるべきか」を整理する
会議の最後に「決定事項・アクションプラン」を明確にし、次につなげる

例えば、ある企業では「会議の前に、必ずアジェンダを共有する」「1つの会議の時間は45分以内にする」「意思決定が必要な場合は、責任者を決める」といったルールを設定しています。
これにより、短時間でも意思決定ができる会議が定着し、組織全体の生産性向上につながっています。

また、Amazonの「Two-Pizza Rule（二枚のピザルール）」は有名です。
これは、「ピザ2枚で足りる人数（6～8人）以上の会議は開かない」というルールであり、大人数の会議は非効率になりやすいことを示唆しています。

会議の目的が曖昧なまま進められると、時間が無駄になり、組織全体の生産性が低下します。
しかし、「この会議は何を決めるのか？」を事前に明確にすることで、意思決定がスムーズになり、会議自体の価値を高めることができます。

✅ 今日から実践できる3つの改善策

「この会議の目的は何か？」を意識する習慣をつける
定例会議や報告会議を見直し、不必要なものは削減する
Amazonのような、効率的な会議ルールを参考に取り入れる

次の章では、「明確な目的を持った会議をどのように設計し、企業の成長につなげるか？」について、具体的な手法を解説します。

4. 成功企業の事例から学ぶ「目的が明確な会議」の作り方

組織の成長を加速させるためには、会議を単なる話し合いの場としてではなく、意思決定や実行の起点として機能させることが重要です。
実際に、GoogleやNetflix、トヨタ、そして急成長するスタートアップ企業では、会議の目的を明確にし、組織全体の生産性を最大化する仕組みを構築しています。
ここでは、それらの企業の具体的な取り組みを紹介し、自社で活かせるポイントを探ります。

4-1 GoogleやNetflixが実践する意思決定のための会議

世界的なテック企業が採用する会議の特徴は「迅速な意思決定」と「データドリブンな議論」です。GoogleやNetflixでは、単に情報を共有するだけの会議ではなく、「意思決定のための会議」として設計されています。

Google：OKRを軸にした目標管理と意思決定

Googleでは、OKR（Objectives and Key Results）という目標管理手法を取り入れ、組織全体が一貫した方向性を持つことを重要視しています。OKRの達成度を評価し、次のアクションを決定する「四半期ごとのレビュー会議」が特に重要視されています。

この会議のポイントは以下の通りです：

アジェンダの明確化：会議の前に議題が明確に定められ、OKRの進捗状況と達成度を基に議論が進められる。
データに基づく意思決定：主観的な議論ではなく、定量データを基にした評価とディスカッションが行われる。
結論を出すことが目的：単なる情報共有ではなく、「次のアクションを決める」ことに焦点を置く。

このように、Googleの会議は、「何を達成するための会議なのか？」を徹底的に明確にし、無駄な議論を排除しているのです。

Netflix：「自由と責任」の文化を支える迅速な意思決定

Netflixは、「自由と責任（Freedom & Responsibility）」を企業文化の根幹に据えており、会議においてもこの哲学が反映されています。

Netflixの会議運営の特徴：

徹底した事前準備：議題に関する情報は事前にドキュメント化され、参加者は事前にそれを読んでから会議に臨む。
短時間で結論を出す：会議時間は極力短縮され、意思決定が速やかに行われる。
「最高のアイデアが勝つ」文化：役職に関係なく、最も合理的な意見が採用されるよう、議論の透明性が保たれる。

これらの要素により、Netflixはスピーディな意思決定と高い実行力を実現しています。

4-2 トヨタの「会議」に学ぶ、実行力を高める工夫

日本企業の中でも、トヨタは「カイゼン（継続的な改善）」を重視する企業文化を持ち、会議運営にもその思想が浸透しています。トヨタの「会議」は、企業全体の方針を決めるだけでなく、実行力を伴う意思決定を促す仕組みとして機能しています。

トヨタの「会議」のポイント

「現場・現物・現実」の三現主義
- トヨタでは、会議の場で単なる机上の議論を行うのではなく、現場の実態を把握した上で意思決定を行います。
- 例えば、生産工程に関する会議では、実際のラインを見た上で改善点を議論し、具体的な対策を講じることが重視されます。
「なぜ？」を5回繰り返す「5Why分析」
- 問題の根本原因を特定するために、「なぜこの問題が発生したのか？」を5回繰り返して掘り下げる手法が採用されており、表面的な対応ではなく、実効性のある対策が決定されます。
議論のフォーマットが決まっている
- 各議題について、事前に資料を用意し、データや根拠を明確にすることが求められます。
- 会議の進行は体系化されており、結論が出るように設計されています。

トヨタの会議から学べること

「現場の視点」を取り入れることで、実態に即した意思決定ができる
問題解決のための体系的なアプローチを持つことで、議論の質が向上する
結論を出すことを前提に会議を設計することで、実行力が高まる

4-3 スタートアップ企業のスピード感を支える会議設計の特徴

スタートアップ企業では、限られたリソースの中で迅速に成長を遂げる必要があります。そのため、多くのスタートアップは、**「意思決定を最優先とする会議文化」**を採用し、時間の浪費を防ぐ工夫を行っています。

スタートアップ企業の会議設計のポイント

「決定が出ない会議は意味がない」という認識
- 会議を開く際には、「この会議でどんな意思決定をするのか？」を明確にする。
- 情報共有だけの会議は極力減らし、資料で代替できるものは会議の前に共有する。
アジェンダと結論を先に決める
- スタートアップの会議では、事前に「何を決める会議なのか？」が明確化されており、会議中はその議題に集中する。
- 例えば、エンジニアリングチームの会議では、「今週リリースする機能は何か？」という具体的な決定を出すことが求められる。
スタンドアップミーティングの活用
- 1回の会議を長時間行うのではなく、1日10～15分の短い会議（スタンドアップミーティング）を活用し、迅速な情報共有と意思決定を行う。

スタートアップの会議から学べること

「この会議で何を決めるのか？」を明確にすることで、無駄な会議を減らせる
短い会議を頻繁に実施することで、迅速な情報共有と意思決定を実現できる
参加者が当事者意識を持つことで、会議の生産性が向上する

本章では、GoogleやNetflix、トヨタ、スタートアップ企業などの成功事例をもとに、目的が明確な会議の設計方法を解説しました。
重要なのは、会議は「何を決める場なのか？」を明確にすることです。会議の目的を定め、明確な議題を設定し、迅速な意思決定を行うことで、組織の生産性を飛躍的に向上させることができます。

5. まとめ：組織の生産性を向上させる会議の設計

会議は、単なる情報共有の場ではなく、組織の生産性を向上させるための重要なツールです。しかし、その効果を最大化するためには、「会議の目的を明確にする」ことが不可欠です。
ここでは、目的の明確化がもたらす効果、自社の会議を見直すポイント、そしてaundが提供する「会議支援」サービスについて紹介します。

5-1 会議の目的を明確にすることで得られる効果

会議の目的が曖昧なまま進行すると、議論が拡散し、時間の浪費・生産性の低下・意思決定の遅れといった問題を引き起こします。一方、目的を明確にすることで、以下のようなメリットが得られます。

① 意思決定のスピードと精度が向上する

目的が明確な会議では、参加者が事前に必要な情報を準備でき、意思決定のプロセスがスムーズに進む。
アジェンダやゴールが事前に設定されていることで、会議の進行が論点に集中し、迅速な結論を導き出せる。

② 参加者の主体性が向上する

会議の目的が明確であれば、参加者は「なぜこの会議に呼ばれているのか？」を理解し、議論に積極的に関与できる。
事前に準備すべきポイントが明確になるため、より建設的な意見が交わされる。

③ 組織の方向性が統一される

企業のビジョンや戦略に基づいた会議を設計することで、組織全体の方向性が統一される。
OKR（Objectives and Key Results）やKPIを会議の軸に据えることで、組織全体のパフォーマンスを向上させる。

④ 無駄な会議が削減される

目的のない会議を削減し、実際に成果を生み出すための会議に集中できるようになる。

「この会議の目的は何か？」を常に意識することで、必要のない会議や形骸化した会議を見直す機会が生まれる。

5-2 自社の会議は目的が明確になっているか？見直すべきポイント

あなたの組織では、「会議の目的」がしっかりと定義され、適切に運営されているでしょうか？
次のチェックポイントをもとに、自社の会議の設計を見直してみましょう。

チェック項目	Yes / No
① 会議ごとに「目的」が明確に定義されているか？
② 参加者全員が「この会議の目的」を理解しているか？
③ 会議の種類（報告・情報収集・承認・方針検討・課題解決）が適切に設計されているか？
④ 各会議に明確なアジェンダとゴールが設定されているか？
⑤ 会議後に「次のアクション」が明確になり、責任者が決まっているか？
⑥ 形骸化した会議が存在していないか？

これらの質問に「No」が多い場合は、会議設計を見直すことで組織の生産性を向上できる可能性が高いです。
組織の会議を最適化することで、意思決定のスピードを向上させ、ビジョン達成に向けた行動が加速するでしょう。